Rangkuman Tugas Softskill

Komunikasi

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media)

Terdapat dimensi komunikasi, diantaranya adalah
1. Dimensi Komunikasi Sistem Organisasi
   -  komunikasi internal dibedakan menjadi 2, yaitu Komunikasi Vertikal dan Komunikasi  Horizonal
   -  Komunikasi Eksternal, yang biasanya dilakukan antar organisasi atau kelompok
2. Dimensi Komunikasi Antar Budaya
3. Dimensi Komunikasi Politik

Kepemimpinan
Kepemimpinan merupakan bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

Teori Leadership

Salah satu kontribusi yang paling banyak disebut dari para teoritikus Tipe 2 atau Teori Organisasi Klasik adalah tesis Douglas McGregor yang menyatakan bahwa ada dua pandangan tentang manusia: yang pertama dasarnya negatif – Teori X – dan yang lainnya pada dasarnya positif – Teori Y. Teori X dan Teori Y yang ia ajukan dalam memandang manusia.

Di bawah Teori X ada empat asumsi yang dianut oleh para manajer:

 - Pegawai tidak menyukai pekerjaannya dan sebisa mungkin akan berupaya menghindarinya.

 -  Karena pegawai tidak menyukai pekerjaannya, mereka harus diberi sikap keras, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman agar mau melakukan pekerjaan.

-  Pegawai akan mengelakkan tanggung jawab dan mencari aturan-aturan organisasi yang membenarkan penghindaran tanggung jawab tersebut.

- Kebanyakan pegawai menempatkan rasa aman di atas faktor lain yang berhubungan dengan pekerjaan dan hanya akan memperlihatkan sedikit ambisi.

Kebalikan dari pandangan yang negatif terhadap manusia, McGregor menempatkan empat asumsi lain yang disebut Teori Y:

-  Para pegawai dapat memandang pekerjaan sebagai sesuatu yang biasa sebagaimana halnya istirahat dan bermain.

-  Manusia dapat mengendalikan dirinya sendiri jika mereka punya komitmen pada tujuan-tujuan

-  Rata-rata orang dapat belajar untuk menyetujui, bahkan untuk memikul tanggung jawab.

-  Kreativitas – yaitu kemampuan mencari keputusan yang terbaik – secara luas tersebar di populasi pekerja dan bukan hanya mereka yang . menduduki fungsi manajerial.

Empat Sistem – Rensis Likert

- Sistem 1, otoritatif dan eksploitif:

manajer membuat semua keputusan yang berhubungan dengan kerja dan memerintah para bawahan untuk melaksanakannya. Standar dan metode pelaksanaan juga secara kaku ditetapkan oleh manajer.

- Sistem 2, otoritatif dan benevolent:

manajer tetap menentukan perintah-perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut. berbagai fleksibilitas untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dalam batas-batas dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

- Sistem 3, konsultatif:

manajer menetapkan tujuan-tujuan dan memberikan perintah-perintah setelah hal-hal itu didiskusikan dahulu dengan bawahan. Bawahan dapat membuat keputusan – keputusan mereka sendiri tentang cara pelaksanaan tugas. Penghargaan lebih digunakan untuk memotivasi bawahan daripada ancaman hukuman.

- Sistem 4, partisipatif:

  adalah sistem yang paling ideal menurut Likert tentang cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan. Tujuan-tujuan ditetapkan dan keputusan-keputusan kerja dibuat oleh kelompok. Bila manajer secara formal yang membuat keputusan, mereka melakukan setelah mempertimbangkan saran dan pendapat dari para anggota kelompok. Untuk memotivasi bawahan, manajer tidak hanya mempergunakan penghargaan-penghargaan ekonomis tetapi juga mencoba memberikan kepada bawahan perasaan yang dibutuhkan dan penting.

Tannenbaum dan Schmidt.

1. kekuatan di manajer (egattitudes, kepercayaan, nilai-nilai)

2. kekuatan di bawahan (egtheir sikap, kepercayaan, nilai dan harapan dari pemimpin
3. kekuatan dalam situasi (egpreasure dan kendala yang dihasilkan oleh tugas-tugas, iklim organisasi dan lain-lain faktor extrancous).

Tujuh “pola kepemimpinan” yang diidentifikasi oleh Tannenbaum dan Schmidt. Pola kepemimpinan ditandai dengan angka-angka di bagian bawah diagram ini mirip dengan gaya kepemimpinan, tetapi definisi dari masing-masing terkait dengan proses pengambilan keputusan

Kepemimpinan Pola 1: Pemimpin izin bawahan berfungsi dalam batas-batas yang ditentukan oleh superior.
Kepemimpinan Pola 2: Pemimpin mendefinisikan batas-batas, dan meminta kelompok untuk membuat keputusan.
Kepemimpinan Pola 3: Pemimpin menyajikan masalah, mendapat kelompok menunjukkan, maka pemimpin membuat keputusan.
Kepemimpinan Pola 4: Pemimpin tentatif menyajikan keputusan untuk kelompok. Keputusan dapat berubah oleh kelompok.
Kepemimpinan Pola 5: Pemimpin menyajikan ide-ide dan mengundang pertanyaan.
Kepemimpinan Pola 6: Para pemimpin membuat keputusan kemudian meyakinkan kelompok bahwa keputusan yang benar.
Kepemimpinan Pola 7: Para pemimpin membuat keputusan dan mengumumkan ke grup.

Fiedler Contingency model

Model ini menyatakan bahwa gaya kepemimpinan yang paling efektif tergantung pada situasi yang dihadapi dan perubahan gaya bukan merupakan suatu hal yang sulit.

Fiedler memperkenalkan tiga variabel yaitu:

a. task structure : keadaan tugas yang dihadapi apakah structured task atau unstructured task
b. leader-member relationship : hubungan antara pimpinan dengan bawahan, apakah kuat (saling percaya, saling menghargai) atau lemah.
c. Position power : ukuran aktual seorang pemimpin, ada beberapa power yaitu:
-  legitimate power : adanya kekuatan legal pemimpin
-  reward power : kekuatan yang berasal imbalan yang diberikan pimpinan
-  coercive power : kekuatan pemimpin dalam memberikan ancaman
-  expert power : kekuatan yang muncul karena keahlian pemimpinnya
-  referent power : kekuatan yang muncul karena bawahan menyukai pemimpinnya
-  information power : pemimpin mempunyai informasi yang lebih dari bawahannya.

Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya  Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.

Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang.

Maslow menggunakan piramida sebagai peraga untuk memvisualisasi gagasannya mengenai teori hirarki kebutuhan. Menurut Maslow, manusia termotivasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan hidupnya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut memiliki tingkatan atau hirarki, mulai dari yang paling rendah (bersifat dasar/fisiologis) sampai yang paling tinggi (aktualisasi diri). Adapun hirarki kebutuhan tersebut adalah sebagai berikut :

-           Kebutuhan fisiologis atau dasar

-           Kebutuhan akan rasa aman

-           Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi

-           Kebutuhan untuk dihargai

-           Kebutuhan untuk aktualisasi diri

Pengerian Teori Drive

Teori ”drive” bisa diuraikan sebagai teori-teori dorongan tentang motivasi, perilaku didorong ke arah tujuan oleh keadaan-keadaan yang mendorong dalam diri seseorang atau binatang.

teori-teori drive mengatakan hal-hal berikut : ketika suatu keadaan dorongan internal muncul, individu di dorong untuk mengaturnya dalam perilaku yang akan mengarah ke tujuan yang mengurangi intensitas keadaan yang mendorong. Pada manusia dapat mencapai tujuan yang memadai yang mengurangi keadaan dorongan apabila dapat menyenangkan dan memuaskan. Jadi motivasi dapat dikatakan terdiri dari:

- Suatu keadaan yang mendorong

- Perilaku yang mengarah ke tujuan yang diilhami oleh keadaan terdorong

-  Pencapaian tujuan yang memadai

-  Pengurangan dan kepusaan subjektif dan kelegaan ke tingkat tujuan yang tercapai

Teori Harapan

Teori ini diciptakan oleh David Nadler dan Edward Lawler yang didasarkan pada empat asumsi mengenai perilaku dalam organisasi, yaitu:

-          Perilaku ditentukan oleh kombinasi antara faktor faktor yang terdapat dalam diri orang dan faktor-faktor yang terdapat di lingkungan.

-          Perilaku orang dalam organisasi merupakan tindakan sadar dari seseorang, dengan kata lain perilaku seseorang adalah hasi dari sebuah keputusan yang sudah diperhitungkanoleh orang tersebut.

-          Orang mempunyai kebutuhan, keinginan dan tujuan yang berbeda.

-          Orang memilih satu dari beberapa alternatif perilaku berdasarkan besarnya harapan memperoleh hasil dari sebuah perilaku.

Teori Tujuan

Salah satu tujuan yang ingin dicapai seseorang yaitu berprestasi. Untuk mencapai suatu prestasi maka seseorang harus mencapai tujuan sesuai Visi dan Misi yang sudah ditentukan sebelumnya. Berprestasi adalah idaman setiap individu, baik itu prestasi dalam bidang pekerjaan, pendidikan, sosial, seni, politik, budaya dan lain-lain. Dengan adanya prestasi yang pernah diraih oleh seseorang akan menumbuhkan suatu semangat baru untuk menjalani aktifitas.

Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan

Pengendalian adalah suatu usaha terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.

Langkah-Langkah dalam Proses Pengendalian

Mockler (1984) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

- Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerjab.
- Melakukan Pengukuran Prestasi Kerjac.
- Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standard.
- Mengambil Tindakan Korektif

TIPE PENGENDALIAN MANAJEMEN dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a.       Pengendalian preventif (prefentive control).

b.       Pengendalian operasional (Operational control)

c.       Pengendalian kinerja.

Proses Pengendalian Menejemen terdiri dari:
- Pemrograman (Programming)
- Penganggaran (Budgeting)
- Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)
- Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

M. Rizky Kurniawan
14511208